In 5 stappen een Virtual Assistant inhuren

Eigenlijk 6 stappen want de eerste stap was dat je je beseft hebt dat een Virtual Assistant toch de oplossing zou kunnen zijn van je probleem: teveel werk en te weinig tijd. Maar hoe schakel je nu dan een Virtual Assistant of Persoonlijk Assistent in?

Stap 1: Maak het overzichtelijk

Hou voor minimaal een week bij welke werkzaamheden je doet en schrijf het aantal uren erbij. Denk aan de werkzaamheden die op afstand gedaan kunnen worden dus: Social media posts maken en klaarzetten, je administratie, de standaard mails beantwoorden, je website bijhouden etc. Bepaal daarna welke dingen je kunt uitbesteden en welke je zelf wilt blijven doen.

Stap 2: Zoek een Virtual Assistant

Gevonden! 😉

Stap 3: Contract

Wat moet je allemaal op papier zetten? De meeste Virtual Assistants hebben zelf iets ontwikkeld waar alles mee gedekt is. Zelf werk ik met 2 systemen, een strippenkaart en een uurtarief. De strippenkaart spreekt voor zich, je koopt vooraf een aantal uren in en ik ga voor je aan het werk. De kaart is 3 maanden geldig. Als je mij voor een vast aantal uren inhuurt, dan factureer ik achteraf per 4 weken. Bij deze vorm stel ik altijd een opdrachtbevestiging op waar de werkzaamheden op vermeld staan. Belangrijk om niet te vergeten: een verwerkingsovereenkomst. Dit in verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Stap 4: Communicatie

Spreek een manier af hoe je wilt communiceren. Wil je mailen, appen of juist bellen? Maak je een standaard takenlijst die elke week gedaan moet worden of stuur je een bericht per actiepunt? Het moet vooral voor jou makkelijk zijn. De meeste Virtual Assistants gaan flexibel daarmee om. En werkt het de eerste keer niet? Overleg dan welke manier beter zou kunnen zijn. Omdat je elkaar weinig ziet, is het belangrijk dat je goed en duidelijk communiceert. Geef je deadline aan, geef toegang tot de programma’s die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden en spreek af hoe vaak jullie contact hebben met elkaar.

Stap 5: Evalueer

Probeer de samenwerking voor minimaal een paar maanden uit. Omdat jullie niet dagelijks bij elkaar komen is een band opbouwen lastiger dan bij een directe collega. Spreek elkaar eens per kwartaal of halfjaar persoonlijk tijdens een kop koffie of lunch. Zitten jullie nog op dezelfde golfhoogte? Is de klik er nog? Gaan jullie verder samenwerken? Zijn er meer werkzaamheden die je wilt overdragen? Bespreek eerlijk wat je gevoel is en mocht het niet naar wens zijn neem dan afscheid maar ga dan wel op zoek naar een andere Virtual Assistant, er zijn er genoeg!

Benieuwd of je met mij een klik hebt? Bekijk welke werkzaamheden ik allemaal voor je kan overnemen hier. Neem contact met mij op of laat je gegevens achter en laat mij je bellen!

Virtueel Assistent | Jessica van der Zande