Voordelen voor het werken met een virtueel assistent
Heb je al eens van het begrip Virtueel Assistent gehoord? Deze assistent streeft er naar om ondernemers te ontzorgen. Vaak werken ze dan ook vanaf een afstand omdat veel taken tegenwoordig digitaal kunnen worden uitgevoerd. In de praktijk resulteert dit in het overnemen van taken en randzaken die veel tijd kosten en bijvoorbeeld niet in je expertise liggen of je afleiden van je core business. Werk uitbesteden zorgt ervoor dat jij meer tijd krijgt voor datgene waarom jij ondernemer bent geworden. Time management is je belangrijkste goed als ondernemer om ervoor te zorgen dat jij je enkel op de groei van je bedrijf hoeft te focussen. Waarom zou je een virtueel assistent inhuren en welke tips moet jij weten voordat je gaat werken met je eigen assistent?
Welke werkzaamheden kan een Virtual Assistant uitvoeren?
Help, je hebt het constant te druk, jouw to-do-list wordt alsmaar langer, de taken die jij minder leuk vindt en minder goed kunt, blijven liggen. De stapel wordt alsmaar hoger en je ziet door de bomen het bos niet meer! Zelfs de avonden en weekenden worden ingenomen door het werk, je hebt geen tijd meer voor jouw privéleven. Dan wordt het tijd om hulp in te schakelen. Je wilt echter geen personeel in dienst nemen. Dan kan een Virtual assistant jou helpen!
Een VA is een zelfstandige, opgeleide professional (man of vrouw) die op een virtuele manier ondernemers assisteert en ondersteunt. De VA doet voornamelijk de werkzaamheden vanuit zijn of haar eigen kantoor aan huis. De VA’s kunnen op verschillende vlakken ingezet worden. Elke VA heeft zijn of haar eigen specialisaties of expertises.
Waarom zou je voor een Virtual Assistant kiezen?
De Virtual Assistant ondersteunt jou, als ondernemer, op zo veel mogelijk vlakken. De werkzaamheden die jij minder fijn vindt of die jou minder liggen (zoals bijvoorbeeld project organisatie), kan jij uitbesteden aan de VA. Werk uitbesteden geeft jou extra tijd voor de zaken waar jij echt goed in bent. Jij hoeft je dan dus niet meer bezig te houden met de randzaken, want dat doet de VA nu. Jij kunt je dan bezig houden met de grote en belangrijke zaken. De VA houdt zich dus bezig met de taken waarin hij of zij gespecialiseerd is en hetzelfde doe jij. Jullie doen beiden waar jullie goed in zijn en plezier in hebben. Jij bent tenslotte ondernemer geworden om de dingen te doen die jij leuk vindt en waar jij goed in bent en niet om zaken zoals de project organisatie te doen. Dit kan je beter overlaten aan iemand die daar goed in is en het ook nog eens leuk vindt om te doen.
Wat is de werklocatie van de VA?
De VA heeft een eigen kantoor aan huis. Tegenwoordig kunnen nagenoeg alle werkzaamheden op afstand online uitgevoerd worden. Indien nodig kan de VA altijd naar jou toekomen. Of als jouw werklocatie en de werklocatie van VA erg ver uit elkaar liggen, kunnen jullie uiteraard ook ergens in het midden afspreken met elkaar om kennis te maken en de werkzaamheden met elkaar af te stemmen. Maar de meeste tijd wordt er via de mail, telefoon of bijvoorbeeld Skype gecommuniceerd. Via bijvoorbeeld de cloud worden werkdocumenten met elkaar gedeeld. Hier zijn diverse mogelijkheden voor.
Wat zijn de voordelen om met een VA te werken?
Er zijn heel veel voordelen te noemen waarom jij met een VA zou moeten gaan werken. Een hele belangrijke is de flexibele inzet. Jij laat de VA alleen voor jou werken als het nodig is. Je betaalt dan dus ook alleen de uren die je echt nodig hebt. Als jij iemand in dienst hebt, betaal je elke maand een vast salaris. Je betaalt dan dus ook in de rustigere periodes gewoon het volle salaris. Als jij gebruik maakt van de diensten van een VA, dan huur je hem of haar in de rustigere periodes gewoon minder in. Je verdient in die periode waarschijnlijk minder, maar je hebt dan dus ook minder kosten. Omdat de VA niet bij jou in dienst is, betaal je geen personeelskosten zoals verzekeringen of pensioen. Al deze zaken (en meer) betaal je wel als je iemand bij jou in dienst hebt. Ook als hij of zij ziek is, kost dit jou geen geld. Als je iemand in dienst hebt en hij of zij wordt ziek, dan kan dit een grote kostenpost worden. Ook kan je dan op den duur te maken krijgen met bijvoorbeeld de wet Poortwachter. Daar zit je als ondernemer toch helemaal niet op te wachten? Dit heb je niet als jouw VA ziek wordt. Tevens zorgt de VA voor een eigen werkplek met alle benodigde apparatuur en ook eventuele cursussen worden bekostigd door de VA zelf. Het is zijn of haar eigen verantwoordelijkheid om up-to-date te blijven en mee te kunnen gaan met alle ontwikkelingen in de loop der tijd. Daarnaast is het uurtarief van een VA veel lager als jouw eigen uurtarief. De werkzaamheden die de VA doet, besparen jou veel tijd en deze tijd kan jij weer besteden aan andere werkzaamheden waarmee jij geld binnen haalt. Het is dan dus een win win situatie voor jullie allebei. Veel ondernemers houden er bijvoorbeeld niet van de administratie te doen. Als jij denkt aan werk uitbesteden, dan zou de administratie een goede taak zijn die je dus aan de VA kunt overdragen. Dus alle taken waar jij niet van houdt of minder goed in bent, hoef jij niet meer zelf te doen. Je bent dan dus alleen bezig met de zaken waar jij goed in bent en die jij leuk vindt. Omdat de VA ook zelfstandig ondernemer is, weet hij of zij heel goed wat jij allemaal moet doen, waar jij je aan moet houden, etc. Eigen ondernemer zijn, vraagt veel van iemand. Je moet je aan veel regels en wetten houden. De VA heeft hier ook zelf mee te maken. Daardoor kan hij of zij jou heel goed ondersteunen en vaak proactief te werk gaan. Dit scheelt jou ontzettend veel werk en zorgen. Mocht je toch niet tevreden zijn over de uitvoering van de werkzaamheden, dan zit je niet vast aan de VA. Je kunt dan gewoon afscheid van elkaar nemen, zonder dat daar consequenties aan zitten. Je kunt dan per direct op zoek gaan naar een nieuwe VA.
Wat zijn de taken van een VA?
Je kunt de VA heel veel verschillende taken laten uitvoeren. Veel voorkomende taken zijn telefoonbehandeling, agendabeheer, (project) administratie, uren verantwoording, verslagen uitwerken, offertes maken, crediteuren en debiteurenadministratie, organiseren van vergaderingen, reizen plannen, hotels boeken, presentaties voorbereiden, teksten vertalen, archiveren, klantenservice, acquisitie, aftersales, redigeren van teksten, HR taken, website bijhouden, social media, salarisadministratie, cadeaus uitzoeken en laten bezorgen, relatiegeschenken uitzoeken en rond de feestdagen zorgen dat alle relaties een attentie krijgen, etc. Indien jij een belangrijke presentatie moet geven of je moet op zakenreis, dan is het ook mogelijk dat de VA met jou meegaat. Uiteraard kan hij of zij jou ook vanuit het eigen kantoor ondersteunen, maar in dit soort situaties is het soms prettiger als hij of zij met jou meegaat. Eigenlijk kan je dus alle voorkomende werkzaamheden uit handen geven aan de VA. De VA heeft een beroepsopleiding gevolgd en al heel veel ervaring opgedaan. Je kunt de werkzaamheden dus met een gerust overlaten aan deze professional. Het is in het belang van jullie beiden dat de werkzaamheden goed uitgevoerd worden, dus hij of zij zal zeer zeker zijn of haar uiterste best voor jou doen en is altijd bereid om een stapje extra te zetten als dit in jouw belang is. Als jij tevreden bent, zal jij hem of haar vaker inhuren en dat is tenslotte zijn of haar inkomsten, daar doet hij of zij het allemaal voor.
Time management
Je kunt op deze manier de nodige werkzaamheden uitbesteden, waar jij weinig tijd voor hebt of net wat minder expertise over hebt. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar worden de taken ook een stuk professioneler aangepakt. Het is een investering die zich dubbel en dwars uitbetaald, mits je de juiste taken durft uit te besteden aan de juiste persoon. Als je goed investeert in een assistent creëer je vanzelf een win-win situatie voor jou en je bedrijf. Je kunt een VA inhuren voor een uur per maand, maar ook voor 40 uur per week. Je kunt hem of haar inhuren voor vaste taken die hij dagelijks, wekelijk of maandelijks moet uitvoeren. Maar je kunt hem of haar ook inhuren voor een bepaald project of voor periodes waarin jij het zelf veel te druk hebt om alles alleen te doen. Een ander moment waarop jij een VA in kunt huren, is als jouw persoonlijke management assistente ziek is of op vakantie gaat. De werkzaamheden moeten dan toch gewoon uitgevoerd worden. Een VA is vaak snel beschikbaar en hij of zij heeft heel veel werkervaring waardoor de taken snel en vakkundig overgenomen kunnen worden. Op deze manier gaan de werkzaamheden toch door. Zodra jouw eigen management assistente weer beter is of terug van vakantie is, zal de VA alle taken weer overdragen en niemand zal last gehad hebben van de afwezigheid van jouw management assistent. Tevens zijn veel VA’s ook bereid om in de avonduren of weekenden te werken. Het uurtarief kan dan wel wat hoger worden.
Uitbesteden administratie
Vind jij juist dat de administratie bijhouden zo’n tijdrovende klus is die jou vooral van je core werkzaamheden weg houdt? Een Virtual Assistant biedt hierbij de oplossing. Omdat de assistant iemand is die op afstand thuis jou kan ontlasten door bepaalde taken van je bedrijf over te nemen. Kan hij of zij zo bijvoorbeeld een aantal administratieve taken (of zelfs de hele administratie) oppakken. Niet alleen hebben zij ervaring met dit vakgebied, maar het levert jou ook een hoop tijdsbesparing op om jezelf volledig op de groei en ontwikkeling van je onderneming te richten.
Hoe kies je een VA voor de administratie?
Zoek jij iemand om je administratie uit te besteden? Veel VA’s zijn erg allround, maar sommige hebben ook zo hun specialisaties. Super handig, wanneer jij net wat minder kennis over een bepaald onderwerp en administratie bijhouden hebt. Wil je overstappen naar een nieuw boekhoudprogramma of kan je bedrijfsadministratie sowieso wel een upgrade gebruiken? Zoek dan een assistent die gespecialiseerd is in financiële administratie en bepaalde programma’s. Zo levert het je niet alleen domweg tijdsbesparing op, maar ben je ook bezig met meer kennis aan jouw bedrijf binden. Jij weet dat taken goed gebeuren en kunt je ongestoord bezighouden met je klanten, zonder dat jij in die moeilijke materie hoeft te duiken. Een win-win situatie is zo gecreëerd.
Waar kan de Virtual Assistant jou mee helpen?
De Virtual Assistant is in opkomst. Het beroep wordt niet voor niets geplaatst in lijstjes met topberoepen van onze digitale toekomst. Steeds meer ondernemers zien het voordeel ervan in dat investeren in tijdbesparing door bepaalde taken uit te besteden die hun uit eindelijk veel meer winst zullen opleveren. De assistent op afstand wordt steeds meer ingeschakeld voor administratieve ondersteuning zoals facturatie, agendabeheer, data-entry en nog heel veel meer. De VA’s werken vaak ook op ZZP basis, waardoor je een aantal uren van hun werkweek in kunt boeken om taken voor jou uit te laten voeren. Dus, ja, een VA kost geld en is een investering, maar als je slimme taken uitbesteed, levert dit je uiteindelijk meer op. Heb je geen kaas gegeten van structurele administratie? Laat je assistent het oppakken. Heb je een piek te pakken in het jaar en het super druk? Neem dan juist weer wat meer uren af, zodat dit makkelijk opgevangen kan worden. De VA is daardoor ook een erg flexibele assistent die er is wanneer jij hem of haar nodig hebt.
Investering in je bedrijf
Zoals je merkt is het inhuren van een virtueel assistent een investering in je bedrijf. Je verbetert time management en kan de extra tijd gebruiken om nieuwe klanten te werven of bestaande klanten van een nog betere service te voorzien. De investering zal zich terugbetalen en levert je geen extra kosten op. Zie het zo. Veel assistenten werken op flexibele basis, waardoor je in drukke periodes meer uren in kan boeken en alle tijd goed kan benutten. Bovendien werken de assistenten vanuit huis vanaf hun eigen computer en apparatuur. Je hebt dus geen extra kosten aan een extra werkplek, verzekeringen en meer. Doordat de assistenten vaak op ZZP basis werken, ben je één bedrag kwijt voor een geheel pakket. Werk uitbesteden doe je zo aan een gekwalificeerd iemand die jou perfect kan ondersteunen in de groei van jouw bedrijf.
Hoe kan je een VA inhuren?
Op internet zijn diverse organisaties te vinden die VA’s in dienst hebben. Je kunt bij hen aangeven wat jij voor persoon zoekt en wat je van hem of haar verwacht. Zij gaan dan op zoek naar de VA die bij jouw organisatie past. Op internet zijn ook VA’s te vinden die zelfstandig werken. Je kunt hen uiteraard dan rechtstreeks benaderen. Als je een VA via een bureau inhuurt, zal het uurtarief vaak iets hoger zijn, omdat het bureau tenslotte ook nog wat wilt verdienen. Het grote voordeel van een bureau is dat zij meerdere mensen in dienst hebben. Als jij af en toe iemand nodig hebt, is er altijd wel iemand beschikbaar die jou kan helpen. Als jij maar met een VA samenwerkt, dan kan het ook weleens voorkomen dat hij of zij met een andere opdracht bezig is en niet altijd per direct beschikbaar is. Je hebt dan echter wel altijd met dezelfde persoon te maken. Er zijn dus voor beide mogelijkheden voor- en nadelen te bedenken.
Een goede Virtual assistent kost wel wat geld, maar uiteindelijk levert hij of zij jou alleen maar geld op. Deze persoon is het zeker waard om ingehuurd te worden. Hij of zij heeft hierdoor een opdracht binnen en jij wordt ontlast en kunt dus bezig zijn met de dingen die voor jou belangrijk zijn. Iedereen is op deze manier blij. Dus ga op zoek naar een goede VA en dan wordt het voor jou een stuk eenvoudiger. Veel succes met de zoektocht naar de juiste Virtual assistant en veel werkplezier samen!
Wat kan ik voor jou betekenen?
Als Virtual Assistant biedt ik ondersteuning onder andere op het gebied van marketing, projectorganisatie en administratie. Heb je behoefte aan structurele wekelijkse ondersteuning of besteed je liever een paar uur per maand uit? Het kan allemaal! Mijn passie is het om jou te helpen met de groei van jouw bedrijf.
Neem contact met mij op om samen te sparren welke werkzaamheden je aan mij kunt uitbesteden en wie weet werken wij straks samen aan de toekomst van jouw bedrijf.
