Welke werkzaamheden kun je uitbesteden?
Om de werkdruk van ondernemers te verlichten en werk uit handen te nemen, bestaat er hedendaags de mogelijkheid om marketingstaken en of administratieve taken uit te besteden aan een Virtueel Assistent. Een Virtueel Assistent is een moderne variant van een secretaresse. Goedlopende en groeiende ondernemingen kunnen eigenlijk niet meer zonder. De Virtueel Assistent biedt een mogelijkheid waar tegenwoordig steeds meer gebruik van wordt gemaakt en die momenteel echt een opmars maakt in Nederland. Deze functie vindt zijn oorsprong in Amerika en vindt nu ook steeds meer zijn weg in Nederland. Het is hetzelfde als een personal assistent, met het grote verschil dat een Virtueel Assistent niet daadwerkelijk aanwezig is op de werkvloer maar vanaf een andere locatie werkt. Meestal werkt een Virtueel Assistent vanuit huis of op een flexibele werkplek. Hiermee spaar je als ondernemer kosten uit, verwerf je een stuk vrijheid en kun je flexibel omspringen met de uitbesteding van de taken die een Virtueel Assistent verricht. Daar je deze in kunt zetten, wanneer en waar jij dit nodig acht. Als er eens geen werk is, als er minder werk voorhanden is of wanneer de financiën het even niet toelaten, dan is dit geen probleem. Want een Virtueel Assistent werkt op freelance basis. Dit is nog maar een kleine greep van de voordelen die een Virtueel Assistent te bieden heeft.
Wat is een virtual assistant?
Een Virtueel Assistent is een opgeleide professional die vanaf elke willekeurige locatie jou en je team kan versterken, bijstaan en/ of aanvullen met een aantal werkzaamheden of specialisaties. Deze werkzaamheden werden eerder door een personal assistent of secretaresse uitgevoerd. Bij de term, Virtueel Assistent denkt men vaak als eerste aan klantencontact die middels chatcontact verloopt: een chatvenster die in je beeld springt en je meteen de mogelijkheid biedt om je vragen te stellen. Een effectief en toegankelijk hulpmiddel. Tegenwoordig is dit een achterhaald aspect en een misvatting. De taken van een Virtueel Assistent, afgekort ook wel ‘VA’ genoemd, zijn hedendaags een stuk complexer, uitgebreider en rijken veel verder dan dat. Deze kunnen onder andere bestaan uit telefonisch klantencontact, agenda en rapporten beheer, e-mail lezen en beantwoorden, back-up draaien van bestanden, uitwerken en redigeren van teksten, planning, een virtuele helpdesk en administratieve taken.
Een Virtueel Assistent kan nog meer bieden, denk dan bijvoorbeeld aan gedegen onderzoek of de uitvoering van een enquête. Je kunt ook de verzorging van je website, social media of het versturen van een nieuwsbrief aan een Virtueel Assistent overlaten. Zoals je ziet, de mogelijkheden zijn eindeloos en ze sparen je een hoop tijd uit.
Opleiding Virtual Assistant
Er bestaat nog geen specifieke opleiding voor Virtueel Assistent, wel is er een rijk aanbod op cursussen en trainingen die inspelen op de steeds groter wordende vraag naar deze relatief nieuwe functie. Er zijn wel opleidingen te vinden, echter zijn dit geen erkende opleidingen. Het is wenselijk dat een Virtueel Assistent wel een secretariële opleiding af heeft gerond en dat deze verstand van zaken heeft en van aanpakken weet. Het is ook wenselijk dat deze de juiste apparatuur in het bezit heeft om goed werk af te kunnen leveren. Belangrijke competenties omhelzen onder andere:
Plannen & organiseren, besluitvaardigheid, aanpassingsvermogen, overtuigen, goede communicatieve vaardigheden, goed kunnen samenwerken, flexibel zijn, thuis zijn in social media en handigheid hebben in het opmaken van een nieuwsbrief. Dit is nog maar een kleine greep uit de competenties waar een Virtueel Assistent over moet of kan beschikken. Het belangrijkste is dat deze voldoet aan competenties die binnen jouw onderneming een ware aanvulling zijn. Juist omdat er nog geen specifieke opleiding is voor de functie van Virtueel Assistent, is het van belang goed te selecteren op de competenties die van waarde zijn binnen jouw onderneming. Alvorens je een Virtueel Assistent inzet, is het zaak dat je dit eerst goed voor jezelf afstemt.
De voordelen van een Virtual Assistant
De voordelen van een Virtueel Assistent rijken zo ver als jij bijstand, ondersteuning en/ of specialisatie nodig hebt. Je bepaalt zelf hoe jij de taken invult en dus ook je eigen voordeel. Daarmee vergaar je een stuk vrijheid voor de ontplooiing en verdere ontwikkeling van je eigen onderneming en er is weer ruimte voor de prioriteiten die jij zo belangrijk vindt. Je kunt een Virtueel Assistent inzetten voor het aantal uren die noodzakelijk zijn voor de uitbesteding van taken die je in gedachten hebt. Deze kan op afstand werken en hoeft daarmee dus niet aanwezig te zijn op de werkvloer. Dit spaart een werkplek uit en aanverwant materiaal en apparatuur op de werkvloer. Daarnaast kan dit een uitkomst bieden als je zelf vanuit huis werkt en helemaal geen extra werkruimte beschikbaar hebt voor personeel.
Dat een Virtueel Assistent niet lijfelijk aanwezig is op de werkvloer, betekent niet dat deze geen onderdeel uitmaakt van het team. Niets is minder waar! Zij zijn een waardevolle aanvulling voor ondernemers die niet alleen taken uitbesteden, maar kunnen ook een sparringpartner in hen vinden. Voor net even een andere invalshoek of een verfrissende kijk op dingen waar je zelf al tijden in vast lijkt te zitten. Sterker nog, een Virtueel Assistent kan een invulling geven aan de afdeling Marketing, Finance, Sales en HR in één. Deze kan inspringen op de gebieden waar jij als ondernemer onvoldoende kennis van hebt, of op gebieden die je gewoon niet zo liggen.
Het gaat bij het vinden van een Virtueel Assistent dus om meer dan alleen de vereiste papieren en kennis. Een goede klik en match op business gebied is ook onmiskenbaar. De selectieprocedure verdient daarom ook voldoende tijd en aandacht, want iedere Virtueel Assistent heeft zijn eigen kennis, kunde en specialisme. Dit kan daarom dan ook inhouden, dat je je niet hoeft te beperken tot slechts één Virtueel Assistent. Wellicht is het een optie om er meerderen in te zetten wanneer je te maken hebt met verschillende specialisaties of specifieke gebieden. Om de mogelijkheden nog meer te verbreden, bestaat er ook de mogelijkheid om een Virtueel Assistent uit het buitenland in te huren. Zeker wanneer je hebt te maken met een internationaal opererende onderneming, is dit het overwegen waard. Een Virtueel Assistent uit het buitenland is vaak net wat voordeliger in de kosten, maar dit wil niet zeggen dat deze onderdoet aan een Virtueel Assistent gevestigd in Nederland. De ene Virtueel Assistent berekent de kosten per uur, de andere per project. Bedenk voor jezelf wat jij het prettigst vindt en wat voor jou het voordeligst is.
Omdat een Virtueel Assistent op afstand werkt, verloopt het contact veelal telefonisch of middels e-mail verkeer. In dringende gevallen is de Virtueel Assistent ook nog buiten kantooruren beschikbaar, omdat deze niet verbonden is aan kantoortijden. Mede hierdoor is flexibiliteit een belangrijke competentie en daarmee voor veel ondernemers een groot pluspunt. Samenwerken en proactief meedenken komt het snel en effectief uitvoeren van taken ten goede. Het gebruik van slimme online toepassingen maken de uitvoering van de communicatie en het werk eenvoudiger. Afhankelijk van opleidingsniveau en ervaring, zal een Virtueel Assistent inspringen op het ontzorgen en uit handen nemen van taken van de ondernemer. Het uitspreken van verwachtingen, de visie en de doelen, zijn hierbij van wezenlijk belang. Als alle neuzen dezelfde kant op staan en het helder is waar men voor staat, kan niets een goede en effectieve samenwerking nog in de weg staan. Met dit in het vizier, groeit de kans op een duurzame en vruchtbare samenwerking. Want dat is uiteindelijk wel wat het prettigste werkt.
Wel of niet uitbesteden?
Eigenlijk zitten er alleen maar voordelen aan het inzetten van een Virtueel Assistent. Je kunt het takenpakket en de werkzaamheden helemaal inrichten naar de behoeften van jouw onderneming en naar de specialisaties die wenselijk zijn. Je kunt het zo uitgebreid of beperkt maken als je zelf wilt en ook qua kosten kun je veel schipperen en heb je veel vrijheid. Er is een hoop mogelijk en maar weinig niet. Weeg alles tegen elkaar af, zet de belangrijkste elementen en competenties op een rijtje en ga op basis daarvan op zoek naar een Virtueel Assistent die binnen jouw onderneming past. Of misschien wel twee? De flexibiliteit in mogelijkheden maakt het buitengewoon aantrekkelijk. Omdat je de diensten op freelance basis inhuurt, ben je ook heel vrij in de uren en de dagen die je afneemt. Je hoeft dus geen volledige werkdagen af te nemen, dit kan hem ook in enkele uren per dag, per week of zelfs per maand zitten. Je hebt daarmee de perfecte hulp op maat, er is geen reistijd, de Virtueel Assistent heeft beschikking over eigen materieel, tools, programma’s, apparatuur en voorziet in zijn/haar eigen werkplek. Wat rest is tijd en ruimte die je als ondernemer overhoudt voor de zaken die er voor jou en je onderneming toe doen. Je onderneming groeit en ontwikkelt door, terwijl jij je richt op alleen de core business. En met de juiste zorg en toewijding, houd je er een prettige medewerker aan over die met de jaren exact in kan spelen op de ondersteuningsvraag binnen jouw onderneming. Een Virtueel Assistent die functioneert als je rechterhand. Wat wil een ondernemer nog meer?
Mijn werk als Virtual Assistant
Als Virtueel Assistent ondersteun ik meerdere ondernemers en bedrijven op afstand met de werkzaamheden waar zij zelf geen expertise in hebben of geen tijd voor hebben. Ik haal elke dag voldoening uit mijn werk doordat mijn dag elke dag anders is, ik geniet ervan om deel uit te maken van een ander bedrijf en deze te zien groeien. Ben jij toe aan een Virtueel Assistent? Wil je weten welke werkzaamheden ik voor jou kan verrichten? Bekijk de mogelijkheden via deze link en laat een bericht achter. Dan neem ik contact met je op en kunnen we samen bespreken welke werkzaamheden ik van je kan overnemen.
Tot snel!
Groet, Jessica
